Le télétravail est de plus en plus adopté par les entreprises, et la question du remboursement des frais professionnels liés à cette organisation du travail reste primordiale. Conformément à la réglementation en vigueur, l'employeur doit prendre en charge ces dépenses, que ce soit sur la base de justificatifs fournis par le salarié ou sous forme d'une allocation forfaitaire.
Prise en charge des frais de télétravail
L'employeur a l'obligation de rembourser les frais professionnels engendrés par le télétravail. Ce principe repose sur les dispositions du Code du travail et de la jurisprudence de la Cour de cassation, ainsi que sur les accords nationaux interprofessionnels (ANI) de 2005 et 2020.
Deux modalités de remboursement existent :
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Une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu (IR) dans certaines limites fixées par l'URSSAF.
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Un remboursement sur frais réels, nécessitant la présentation de justificatifs.
Les plafonds d'exonération pour 2025, mis à jour par l'URSSAF, prévoient une allocation forfaitaire de 10,90€ par jour de télétravail hebdomadaire, avec une limite de 59,40€ par mois. Un accord collectif peut permettre d'élever ces montants à 13€ par jour de semaine ou 3,25€ par jour de télétravail, avec un plafond mensuel porté à 71,50€.
Nature des frais couverts
Les frais pris en charge par l'employeur comprennent notamment :
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Les frais fixes du domicile : loyer, charges de copropriété, taxe foncière et d'habitation, eau, chauffage, électricité.
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L'aménagement de l'espace de travail : mobilier, matériel informatique, consommables.
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Les frais de télécommunication : abonnements internet et téléphoniques.
L'évaluation de ces frais se fait selon leur nature :
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Par valeur réelle, avec factures conservées.
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Par prorata de la superficie du logement dédiée à l'activité professionnelle.
Cependant, les dépenses liées aux repas ou à la garde d'enfants ne sont pas incluses dans les frais pouvant être remboursés.
Exonération et traitement fiscal
Les allocations de télétravail versées par l'employeur sont exonérées d'impôt sur le revenu sous certaines conditions. Pour 2023, ces exonérations étaient plafonnées à 2,60€ par jour, 57,20€ par mois et 603,20€ par an. Les plafonds pour 2024 ne sont pas encore confirmés.
Si les dépenses sont réglées directement par l'employeur pour une utilisation mixte (professionnelle et personnelle), elles peuvent constituer un avantage en nature et apparaître sur la fiche de paie.
Modalités de calcul et justification
Depuis décembre 2019, l'URSSAF autorise une allocation forfaitaire par jour de télétravail. Pour 2025, ce montant est fixé à 2,70€ par jour travaillé, avec une limite mensuelle de 59,40€.
En cas d'accord collectif, la limite peut être augmentée jusqu'à 3,25€ par jour et 71,50€ par mois. Dans ces conditions, aucun justificatif n'est requis, l'utilisation des fonds étant présumée conforme à leur objet.
Conclusion
L'indemnisation du télétravail en 2025 reste encadrée par des règles précises. L'employeur a l'obligation de rembourser les frais professionnels, soit par une allocation forfaitaire, soit sur frais réels. Les plafonds d'exonération ont été actualisés par l'URSSAF pour mieux refléter les coûts liés à cette organisation du travail. Une bonne connaissance de ces dispositions permet aux employeurs et salariés de bénéficier des exonérations fiscales et sociales applicables.
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